Com a quantidade de tarefas que fazemos diariamente, torna-se difícil manter o  ambiente de trabalho organizado. Todavia, esse é um grande erro que impacta negativamente a nossa produtividade e desempenho.

Adicionalmente, investigações demonstram que a desorganização no local de trabalho interfere com o funcionamento cerebral, levando a uma maior dispersão do pensamento, maior desgaste, menor produtividade, menor eficiência na resolução de problemas, bem como pior humor e saúde. 

É extremamente importante deixar o local de trabalho organizado no final do dia. Assim, reforça a sensação de teres terminado as tarefas para o dia e evita que percas tempo no dia seguinte a procurar documentos ou a organizar o espaço, antes de começares a trabalhar. 

A razão mais importante para a organização do local de trabalho é para que tudo funcione de forma eficaz e eficiente, como um relógio de precisão, em que todas as peças, unidas, nos dão informação indispensável para nos guiar no tempo. Se uma peça não funciona, todas estas informações são perdidas. No caso da organização do espaço de trabalho, todas as peças unidas (de que vamos falar de seguida) permitem-te ter mais produtividade, maior otimização do tempo, maior foco nas atividades, melhores condições de trabalho, menor dispêndio desnecessário de tempo, menos stress, maior motivação e mais conforto. 

Então, para começar a organizar o teu local de trabalho, é importante responder a 4 perguntas:

• Estou rodeado apenas com o que é necessário?
  • Cada item precisa de ter o local adequado, nomeadamente os itens que usas com mais frequência mais perto e os que não utilizas, ou usas com menor frequência, arquivados ou fora do local de trabalho. 
• A documentação está organizada?
  • Para que seja mais fácil identificar e localizar um arquivo, pasta ou ficheiro, é importante que este esteja organizado numa estrutura de pastas, seja física ou digitalmente. O nome das pastas e dos próprios ficheiros/arquivos é bastante importante para agilizar a identificação. 
• Posso ser interrompido?
  • Em momentos em que precisas de uma dose extra de concentração, poderá ser conveniente colocar uma sinalização no teu local de trabalho, que indique de forma inequívoca a impossibilidade de te perturbarem ou interromperem.
• Posso distrair-me?
  • Da mesma forma que a resposta anterior, se colocas sinalética para não te interromperem, também tu deverás afastar todo o tipo de distratores que possam atrapalhar o fluxo do teu trabalho. Fazer uso de aplicações de bloqueio de redes sociais ou mensagens pode ser uma alternativa. Numa aula mais à frente, falaremos deste tipo de aplicações.

Para além de todas as dicas citadas podes ainda:

• digitalizar os documentos e fazer cópias de segurança;
  • Nota: se os colocares em pastas online (ex.: OneDrive, Google Drive, entre outros) poderás aceder a estes através de qualquer dispositivo, o que se torna uma vantagem extra. 
• separar um dia por mês para organizar o local físico e, uma vez por semana, para organizar o trabalho em si; 
• Ferramenta 5S (modelo japonês criado após a Segunda Guerra Mundial para evitar desperdícios):
  • Seiri (Classificar): definir o que é necessário ficar no local de trabalho e o que é desnecessário e deverá deixar o local. 
  • Seiton (Organizar): definir estratégias de organização, com vista à facilidade de acesso, através de painéis, etiquetas, pastas, entre outros. 
  • Seiso (Limpar): eliminar pó ou lixo de todo o mobiliário do local de trabalho. 
  • Seiketsu (Padronizar): criar um padrão e periodicidade para os três S anteriores. 
  • Shitsuke (Manter): comprometimento em manter o modelo em funcionamento constante.