A técnica ou método Pomodoro foi criada nos finais dos anos 80 por Francesco Cirillo. Objetivo: produtividade.

Ler mais...

"A gestão do tempo não deve tomar o seu tempo, mas sim 

gerar um tempo extra para você. E também garantir 

que você gaste seu tempo onde mais interessa."

Markus Hofrichter

Não podemos alterar as horas, contudo podemos esquecer o relógio e começar a usar uma bússola. Ou seja, mais do que controlar os segundos, os minutos e as horas, é importante definir o nosso destino e a nossa rota para o atingir. Isto sim, vai levar-nos a criar tempo produtivo e eficaz e, por consequência, dias menos desgastantes, prazos e tarefas cumpridas, metas alcançadas e tempo livre para os outros papéis da nossa vida.

Existem vários fatores que competem por cada minuto do nosso dia, e nesta aula iremos falar de dois: a cultura da ocupação e as distrações infinitas. Estes fatores fazem com que andemos incessantemente à procura de poupar tempo ,para entupir ainda mais a nossa agenda de tarefas, para que possamos “desligar” a crença da insuficiência e nos sentirmos, enfim, produtivos. Desta forma, vamos perceber como parar de tentar poupar tempo e começar a criar tempo de qualidade. 

Então, no que diz respeito ao primeiro fator, a verdade é que cada vez mais existe uma cultura de ocupação, onde todos nós temos a necessidade de encher a nossa agenda de tarefas, para sentirmos que estamos a ocupar o nosso tempo e, por consequência, a ser supostamente “produtivos” e não nos sentirmos culpados. Nestas tarefas, normalmente encontramos a troca de emails ou mensagens, a verificação e interação nas redes sociais, as infinitas reuniões para cada pequeno assunto que se tem de tratar e que poderiam ser resolvidas num email ou mensagem, entre outras tarefas que constam na interminável lista que criamos habitualmente. É quase como se sentíssemos que, se não estivermos sempre ocupados, a correr contra o tempo, vamos acabar por ficar para trás em relação aos outros e, por isso, perder oportunidades. Contudo, esta corrida contra o tempo vai acabando por nos desgastar e levar à exaustão. 

Já as distrações infinitas dizem respeito à quantidade de informação e conteúdo disponível na internet, bem como ao uso de diversas aplicações simultaneamente, como por exemplo as aplicações para:

• ouvir música; 
• trocar mensagens; 
• dizer o tempo de utilização do telemóvel; 
• relembrar a importância de beber água, de fazer uma meditação, de fazer uma caminhada/corrida; 
• registar as calorias consumidas ou o peso; 
• registar diários de gratidão, entre outras. 

Para conseguir ultrapassar estes dois fatores, é necessário muita estratégia e planeamento, por forma a podermos criar o nosso próprio tempo, tendo por base, não o que a sociedade e os outros querem, mas aquilo que é adequado, funcional, produtivo e importante para nós. Cada pessoa é um ser humano único e, por isso, as "definições de fábrica” não vão funcionar para gerir o nosso tempo de forma eficaz. Temos de ser capazes de testar e perceber qual a melhor estratégia que funciona connosco.

Quais as vantagens de ter uma agenda? A agenda sempre foi um dos utensílios mais utilizados para a organização dos eventos e do tempo das pessoas. 

Ler mais...

Por que é tão difícil resistir aos nossos desejos e impulsos? E porque é tão fácil deixar para depois o que tem de ser feito? Estas são perguntas feitas por Kelly McGonigal no seu curso sobre “a ciência da força de vontade”. Contudo, para se conseguir perceber a resposta a estas perguntas e, essencialmente, resolver este problema de deixar para depois e começar a assumir o controlo do nosso tempo, é importante falar, não só da força de vontade, mas também de determinação, constância e responsabilidade. Em conjunto, estas quatro competências tornam-se essenciais para uma boa gestão de tempo. 

Durante a nossa vida, passamos por momentos muito desafiantes e que colocam em causa a nossa força de vontade, afetando, por consequência, a nossa capacidade de persistir ou de nos manter focados na luta pelos nossos objetivos. Quando somos pessoas persistentes, conseguimos ter muito mais energia, controlo emocional, comprometimento e determinação. Sendo esta pessoa, temos muito bem definido: a nossa meta, o nosso percurso e os planos alternativos em caso de imprevistos. Contudo, quando não temos essa persistência e força de vontade, acabamos por nos tornar incapazes de gerir o nosso tempo e o nosso dia a dia.

É muito comum ouvirmos as pessoas à nossa volta a comentar que não têm tempo para nada, que estão atoladas de trabalho, que nunca chegam a casa a horas decentes e que a vida está um autêntico caos. Nestes casos, conseguimos perceber que imprevistos ou excesso de tarefas levam a pessoa a ficar presa em processos de desmoralização e culpabilização que, para além de diluir qualquer gota de motivação que ainda exista para desenvolver outros projetos, podem afetar de forma ainda mais grave o bem-estar psicológico da pessoa. 

Na verdade, os imprevistos vão sempre acontecer, mas devemos estar preparados para nos readaptarmos a eles de forma rápida e eficaz. Por essa razão é que é importante sermos disciplinados e termos constância durante o processo de realização das nossas tarefas, pois só assim conseguiremos obter resultados, criar motivação e força de vontade para alcançar novos projetos e objetivos. Sim, porque a motivação vem depois da ação e não ao contrário. Como o próprio nome indica: motivação = motivo + ação. Assim, e com base no nosso motivo ou propósito de vida, vamos agir de determinada forma que, ao ser bem sucedida, vai reforçar o nosso motivo e, assim, gerar motivação para continuar. Contudo, se nos deixarmos assoberbar pelos imprevistos de que falávamos há pouco, vamos acabar por desviar do foco principal, que é a nossa meta, e acabar por não concluir o que é necessário para a alcançar. Assim, devemos sempre ter em mente a responsabilidade que assumimos ao definir uma meta clara para os nossos objetivos. 

Assim, podemos dizer que a força de vontade é uma competência que podemos desenvolver:

• assumindo a responsabilidade pelos objetivos e metas a que nos comprometemos;
• sendo determinados, disciplinados e muito focados nesses mesmos objetivos/metas;
• e, finalmente, mantendo-nos constantes nas ações necessárias para atingir esses mesmos objetivos/metas.

Várias são as áreas que utilizam a Trindade como forma de representação de algum conceito (Religião: pai, filho e espírito santo; Psicologia: ego, superego e id; entre outras como a matemática, astrologia, filosofia, geografia e política). No caso do tempo, também este é geralmente referenciado em três dimensões (horas + minutos + segundos; manhã + tarde + noite; décadas + séculos + milénios). Foi com base nisto que surgiu a Tríade do Tempo. 

Durante décadas, a gestão do tempo dividia o tempo com base em dois critérios apenas: a urgência (exige atenção imediata e deve ser feito o mais rapidamente possível) e a importância (exige atenção especial, pois tem um grande valor na produção de resultados). Um desses exemplos é a Matriz de Eisenhower, de que falámos anteriormente. Foi com base nessa matriz, e com o objetivo de a simplificar e modernizar, que Christian Barbosa criou a Tríade do Tempo, que é uma outra metodologia que ajuda a organizar as tarefas, gerir o tempo e maximizar a produtividade. 

O principal foco da Tríade do Tempo é manter o equilíbrio entre o tempo despendido no trabalho, família e lazer. Ao ter consciência em qual das esferas despendemos mais tempo, mais facilmente vamos perceber onde temos de reequilibrar e redistribuir, por forma a alcançar melhores resultados, tanto na vida pessoal quanto profissional.

Vamos então explorar cada uma das esferas:

• Importância: atividades importantes e relevantes para nós e que trazem resultados positivos a curto, médio e longo-prazo. Este tipo de atividades nunca são urgentes, são pessoais e espontâneas, têm um prazo de execução definido  e proporcionam um elevado prazer ao executante. 
• Urgência: atividades que temos de desenvolver o mais rapidamente possível, pois o tempo para concluir é curto, limitado ou até já se esgotou. São os imprevistos de última hora e que trazem pressão e stress. Como as esferas não se misturam, não existe nenhuma atividade que seja importante e urgente em simultâneo. A atividade urgente até pode ter sido importante em algum momento, mas ao procrastiná-la a pessoa transfere-a para a esfera da urgência e, por isso, passa a causar stress e frustração. 
• Circunstancial: atividades desnecessárias que não produzem nenhum resultado concreto, apenas produzem gastos inúteis de tempo, mas que são socialmente apropriadas (ex.: redes sociais, visitas inesperadas). Ou seja, qualquer atividade que, independentemente da nossa vontade, somos levados a fazer devido a determinada situação, condição, ambiente ou pessoa. Estas atividades, normalmente, são importantes para as outras pessoas.Fazemos, não por nós, mas aceitamos por educação, o que nos leva a ficar insatisfeitos, irritados, angustiados, saturados e dececionados. 

O ideal é que estas esferas sejam divididas da seguinte forma:

• Importância: 70%;
• Urgência: 20%;
• Circunstância: 10%.

Existem diversas estratégias de gestão de tempo, mas nesta aula iremos abordar quatro das mais faladas atualmente. 

Baby Steps

Baby steps é um termo norte-americano, muito utilizado em todo o mundo, no que diz respeito à gestão de tempo e criação de novos hábitos, para definir pequenos passos que vamos dando em direção à meta que definimos. 

Esta é uma estratégia muito utilizada, essencialmente, quando as tarefas que temos a fazer são assoberbadoras, ou seja, quando nos deixam em estados de stress e ansiedade, devido à pressão sentida. Nesse sentido, “partimos” a tarefa em pequenas partes, que dão origem a uma nova tarefa, mais pequena. Se mesmo assim sentirmos que é demasiado, voltamos a partir novamente essa tarefa em tarefas mais pequenas. Por exemplo, escrever um artigo científico implica: definir o tema e objetivo de estudo, fazer pesquisa, escrever uma revisão bibliográfica, definir uma metodologia de recolha e análise de dados, definir as hipóteses a testar, recolher os dados, descrever a metodologia e a recolha, analisar e descrever os resultados, discutir esses resultados e apresentar as conclusões, identificar a bibliografia utilizada. Ou seja, uma macrotarefa, que é “escrever o artigo x”, pode ser dividida em 9 microtarefas. Quando o estudo apresenta mais do que uma hipótese, podemos ainda dividir os resultados por: analisar e descrever resultados da hipótese 1, analisar e descrever resultados da hipótese 2 e por aí vai. Esta repartição de macrotarefas em microtarefas, acaba por diminuir a procrastinação, intensificar a clareza quanto ao tempo necessário para concluir a tarefa e aumentar a probabilidade de sucesso da sua conclusão. 

Se formos a analisar, tudo na nossa vida começa com um primeiro passo. Até as coisas mais básicas do nosso dia a dia, como uma viagem, começam com um único primeiro passo. Depois desse primeiro passo, tudo se torna mais fácil, pois automaticamente o próximo aparece e, assim, vamos fazendo o percurso necessário para atingir o destino definido, passo a passo. Na verdade, é muito mais fácil concentrarmo-nos em cada um dos passos dados do que paralisarmos ao ver a distância da maratona inteira. 

Outra das razões para ser mais produtivo dividir as tarefas tem a ver com o facto de a nossa memória operacional, que é responsável pelas tarefas na nossa mente, ser limitada a 3 a 5 itens de cada vez. Isso leva-nos a, se não definirmos todas as microtarefas, estejamos constantemente a parar para pensar no que fazer a seguir. Nessas pausas, a probabilidade de distração é muito maior, o que leva a  uma maior dificuldade em retornar à tarefa. Da mesma forma, quanto mais pequena for a tarefa, mais específica ela se tornará, o que nos ajuda a:

• excluir o que não é importante na macrotarefa;
• fomentar o esforço e dedicação, por vermos o progresso mais rapidamente;
• ser mais persistente;
• aumentar a concentração, devido ao maior feedback ao fim de cada microtarefa;
• ter mais facilidade em encontrar estratégias para ter sucesso na conclusão da tarefa.

Única coisa

Uma das ferramentas que pode ajudar a aumentar o teu empoderamento e sensação de realização é a técnica da única coisa. Para utilizar esta técnica, é suposto que, no início de cada dia, definas a tarefa mais importante que tens de desempenhar, ou seja, aquela tarefa que, concluindo, te irá proporcionar uma sensação de realização, produtividade e rentabilidade do teu dia.

Escreve num papel essa tarefa, por forma a poderes ter contigo, durante o dia, e tenta realizar essa tarefa o mais cedo possível. Essa sensação de empoderamento irá influenciar positivamente as restantes tarefas do teu dia. 

Dizer "não"

Se és aquele tipo de pessoa que está acostumada a dizer sim a todos e a ficar assoberbada de trabalho, falhando nas tarefas que a ti dizem respeito, então é altura de mudares. Para gerir o nosso tempo de forma adequada, é extremamente importante aprender a dizer não para tarefas que, não sendo da nossa responsabilidade, não vão contribuir para os objetivos que pretendemos atingir. Da mesma forma, não temos de responder a todos os emails, chamadas ou pedidos de forma imediata. Podemos pacificamente dizer: “podemos resolver isso mais logo?”

Nos momentos em que precisas de maior concentração, coloca o telemóvel em modo de avião, por exemplo, e desliga as notificações do computador, para não teres de reagir a cada solicitação. 

Delegar

Existem, por outro lado, tarefas que, dizendo-te respeito, podem ser delegadas a outras pessoas, por forma a que te possas dedicar a outras, mais importantes ou mais ligadas à tua especialidade. 

Todavia, existem pessoas que possuem uma elevada dificuldade em delegar, essencialmente por:

• Medo que o trabalho seja de baixa qualidade;
• Medo de parecer desleixado;
• Falta de confiança nas competências dos outros;
• Não preparar a delegação. 

Mas, na verdade, estas tarefas não têm de ser entregues cegamente à outra pessoa, podemos sempre ir supervisionando, mas com esta distribuição diminuímos bastante o tempo destacado àquela tarefa, podendo dedicar esse tempo a outras igualmente ou mais importantes. 

Otimizar as reuniões

Cria o hábito de realizar reuniões curtas e objetivas, para que não ocupem muito do teu tempo. Organiza os assuntos a debater, os participantes essenciais e a duração máxima para um dos temas.

Apenas por curiosidade, uma investigação levada a cabo nos EUA, com 500 funcionários, verificou que destes funcionários:

• 53% passam, em média, cerca de 20 horas, por semana, em reuniões desnecessárias;
• 25% viram outros colegas distraídos com outras atividades, não profissionais, durante as reuniões (ex.: assistir vídeos);
• 58% viram outros colegas envolvidos em outras atividades profissionais durante as reuniões (ex.: trabalhar noutra tarefa, enviar emails ou mensagens, sair para atender chamadas);
• 60% participavam em reuniões nas quais não tinham nenhum papel definido.

Esta investigação veio evidenciar ainda mais a necessidade de planear e organizar as reuniões agendadas, tentando utilizar métodos alternativos (ex.: email ou chamada) para resolver assuntos mais rápidos ou menos importantes

Com a quantidade de tarefas que fazemos diariamente, torna-se difícil manter o  ambiente de trabalho organizado. Todavia, esse é um grande erro que impacta negativamente a nossa produtividade e desempenho. Adicionalmente, investigações demonstram que a desorganização no local de trabalho interfere com o funcionamento cerebral, levando a uma maior dispersão do pensamento, maior desgaste, menor produtividade, menor eficiência na resolução de problemas, bem como pior humor e saúde. 

É extremamente importante deixar o local de trabalho organizado no final do dia. Assim, reforça a sensação de teres terminado as tarefas para o dia e evita que percas tempo no dia seguinte a procurar documentos ou a organizar o espaço, antes de começares a trabalhar. 

A razão mais importante para a organização do local de trabalho é para que tudo funcione de forma eficaz e eficiente, como um relógio de precisão, em que todas as peças, unidas, nos dão informação indispensável para nos guiar no tempo. Se uma peça não funciona, todas estas informações são perdidas. No caso da organização do espaço de trabalho, todas as peças unidas (de que vamos falar de seguida) permitem-te ter mais produtividade, maior otimização do tempo, maior foco nas atividades, melhores condições de trabalho, menor dispêndio desnecessário de tempo, menos stress, maior motivação e mais conforto. 

Então, para começar a organizar o teu local de trabalho, é importante responder a 4 perguntas:

• Estou rodeado apenas com o que é necessário?
  • Cada item precisa de ter o local adequado, nomeadamente os itens que usas com mais frequência mais perto e os que não utilizas, ou usas com menor frequência, arquivados ou fora do local de trabalho. 
• A documentação está organizada?
  • Para que seja mais fácil identificar e localizar um arquivo, pasta ou ficheiro, é importante que este esteja organizado numa estrutura de pastas, seja física ou digitalmente. O nome das pastas e dos próprios ficheiros/arquivos é bastante importante para agilizar a identificação. 
• Posso ser interrompido?
  • Em momentos em que precisas de uma dose extra de concentração, poderá ser conveniente colocar uma sinalização no teu local de trabalho, que indique de forma inequívoca a impossibilidade de te perturbarem ou interromperem.
• Posso distrair-me?
  • Da mesma forma que a resposta anterior, se colocas sinalética para não te interromperem, também tu deverás afastar todo o tipo de distratores que possam atrapalhar o fluxo do teu trabalho. Fazer uso de aplicações de bloqueio de redes sociais ou mensagens pode ser uma alternativa. Numa aula mais à frente, falaremos deste tipo de aplicações.

Para além de todas as dicas citadas podes ainda:

• digitalizar os documentos e fazer cópias de segurança;
  • Nota: se os colocares em pastas online (ex.: OneDrive, Google Drive, entre outros) poderás aceder a estes através de qualquer dispositivo, o que se torna uma vantagem extra. 
• separar um dia por mês para organizar o local físico e, uma vez por semana, para organizar o trabalho em si; 
• Ferramenta 5S (modelo japonês criado após a Segunda Guerra Mundial para evitar desperdícios):
  • Seiri (Classificar): definir o que é necessário ficar no local de trabalho e o que é desnecessário e deverá deixar o local. 
  • Seiton (Organizar): definir estratégias de organização, com vista à facilidade de acesso, através de painéis, etiquetas, pastas, entre outros. 
  • Seiso (Limpar): eliminar pó ou lixo de todo o mobiliário do local de trabalho. 
  • Seiketsu (Padronizar): criar um padrão e periodicidade para os três S anteriores. 
  • Shitsuke (Manter): comprometimento em manter o modelo em funcionamento constante.

Como falámos na aula da importância da gestão do tempo, nós não gerimos o tempo em si, mas sim a energia, esforço e dedicação gastos em tarefas ou objetivos. Assim, na verdade, gerir o tempo é gerir as prioridades, ou seja, gerir onde colocar mais ou menos energia de acordo com a importância das tarefas. Ao ordenar os objetivos e tarefas por prioridades vais conseguir ter uma maior disciplina na tua vida e dia a dia.

A gestão do tempo e das prioridades é imprescindível para o sucesso pessoal e profissional. Saber como gerir as prioridades é, por si só, uma prioridade, caso contrário, o ‘importante’, o ‘urgente’ e o ‘inútil’ irão confundir-se permanentemente. Para saber a importância deste tema, basta pensar no número de vezes que já pensámos que precisávamos de ter 48h por dia para conseguir fazer tudo aquilo que era preciso. Isto porque, na verdade, normalmente passamos o dia em forma reativa, aleatória e pouco organizada, a tentar responder a urgências em diferentes contextos, tornando-se contraproducente. 

Prioridade é, então, uma tarefa que fazemos antes da outra, baseada em diferentes critérios, por exemplo: importância, urgência, prazer, impacto, custo, entre outros. Esta priorização vai ajudar-nos a distribuir a nossa energia de forma adequada, para cumprirmos todas as tarefas prioritárias antes de passarmos para as menos prioritárias. 

Qualquer processo de priorização inicia-se através da definição objetiva e quantificada de resultados pretendidos. Quanto maior a clareza no que diz respeito à meta, mais eficazmente conseguiremos priorizar as tarefas e ser bem-sucedidos nelas.

Para além de algumas técnicas de que vamos falar no próximo módulo (ex.: Matriz de Eisenhower, Matriz Esforço/Impacto, etc.), uma das formas para melhor organizar e priorizar tarefas é o método ABCDE, de Brian Tracy. Este método diz respeito à organização de tarefas complexas e com o mesmo nível de importância. Assim, o objetivo é listar todas as tarefas que temos de realizar, agrupar por grau de importância (A: Importância muito elevada - E: Nada importante) e ordenar as tarefas, dentro de cada grupo, pelo nível de prioridade. 

 Normalmente, a distribuição de prioridades divide-se com base em dois critérios: o que é urgente (tem um prazo imediato e limitado) e o que é importante (contribui diretamente para os objetivos). De certa forma, a importância vai guiar-nos na quantidade de tempo, energia e dedicação necessárias a despender na execução da tarefa. Já a urgência vai definir o prazo de conclusão. O Modelo de Eisenhower é um modelo de gestão de prioridades que segue esta teoria, e falaremos dele no próximo módulo. 

Podemos ainda definir as prioridades de acordo com as tarefas mais difíceis, por forma a utilizar a hora em que somos mais produtivos (tendo por base a lei dos ritmos biológicos).

Então, o estabelecimento de prioridades permite saber agir rapidamente em momentos de urgência, detetar imediatamente uma oportunidade, aproveitá-la e equilibrar a gestão do nosso tempo. Segundo Polly Bird, em momentos de urgência ou aumento repentino de trabalho, a melhor solução é separar em 4 blocos: 

• O que tem de ser feito:
  • Imediatamente;
  • Nos próximos dias;
  • Na próxima semana;
  • No próximo mês.

Este é um plano básico de emergência de atribuição de prioridades que o coloca rapidamente no comando de novo. Quando a sobrecarga diminuir, conseguirá organizar de forma mais eficaz todas as prioridades, de acordo com o que fomos falando ao longo desta aula. 

“Os que utilizam mal o seu tempo são os primeiros 

a queixar-se da sua brevidade.”

Jean de La Bruyère

Apesar do planeamento ser essencial e de existirem milhares de formas de o alcançar, também existem alguns obstáculos. Para um planeamento ser bem executado tem de ter em conta alguns cuidados que nem sempre as pessoas consideram, como por exemplo, com as estratégias, orçamentos, tempo, entre outros. Na verdade, mais da metade das pessoas e empresas não são capazes de atingir os objetivos delineados no planeamento e, nesta aula, vamos explorar porquê. 

Normalmente, pessoas com dificuldade de planear são pessoas com:

• dificuldade em pensar no futuro;
• recusa da mudança;
• dificuldade de trabalhar em grupo, por falta de competências sociais e relacionais;
• falta de conhecimento sobre estratégias de planeamento;
• falta de tempo disponível;
• dificuldade em adotar a rotina do planeamento, por falta de constância ou medo de ter ainda mais trabalho;
• falta de motivação e/ou disciplina;
• medo de arriscar, por receios financeiros;
• excesso de planos e metas demasiado ousadas.

O processo de planeamento é muito racional, e muitas vezes falha-se por não considerar essa característica, levando a que não se atualize o conhecimento, crie objetivos claros ou se definam planos alternativos. Muitas pessoas ficam apegadas à experiência profissional, levando a um conservadorismo disfuncional que ignora o facto de nem sempre os conhecimentos passados serem a melhor base de avaliação da situação futura.

Existem dois conceitos essenciais para identificar o bom desempenho de uma pessoa ou empresa. Na realidade, são duas formas de analisar as mesmas questões e que estão relacionadas: a eficiência (foco nos meios e processos) e a eficácia (foco nos resultados). Embora a maioria das pessoas confunda estes conceitos, essencialmente por serem muito utilizados na gestão de tempo, eles são bastante distintos. 

Eficiência 

A eficiência revela a relação entre os recursos consumidos e os resultados que se pretendem alcançar, com vista à otimização dos meios em função dos fins. Por outras palavras, diz respeito a executar o que foi planeado e à avaliação da forma como se faz, ou seja, se a pessoa atingiu o resultado com um dispêndio mínimo de recursos humanos, financeiros, materiais e de tempo. Assim, há eficiência quando ocorre a finalização ou maximização dos resultados com o uso mínimo possível de recursos, mantendo os atributos de qualidade e quantidade desejados.

Quando a pessoa consegue fazer tudo dentro do prazo, no menor período de tempo e com o mínimo de recursos, então foi eficiente. E quanto mais eficiente a pessoa é, mais competitiva ela se torna a nível de trabalho, visto este ser um dos grandes diferenciais competitivos do mercado. 

Muitas vezes, questiona-se se a eficiência corresponde à produtividade. Na verdade, a produtividade é definida pela diferença entre os resultados obtidos e a quantidade de recursos utilizados. Assim, pode-se dizer que a eficiência compõe o conceito de produtividade, mas não o substitui. 

Para melhorar a eficiência, é necessário analisar todo o processo de execução de uma tarefa, apostar na especialização constante nessa área, bem como pedir feedbacks sobre formas de melhorar a eficiência do trabalho. A eficiência é normalmente mais utilizada quando a pessoa ou empresa não possui elevados recursos devido à sua menor dimensão. 

É ainda importante salientar que a eficiência pode influenciar a eficácia, visto que meios eficientes são um caminho para alcançar resultados eficazes.

Eficácia

A eficácia avalia a obtenção do resultado final, independentemente do processo para lá chegar. Por outras palavras, a pessoa preocupa-se em fazer as coisas adequadas para satisfazer as necessidades da empresa e do seu meio envolvente. Assim, quanto mais eficaz a pessoa é, melhores são os resultados obtidos. 

A orientação de qualquer processo para a eficácia pode ser identificada a partir de expressões como: foco em resultados, estabelecimento de metas e concretização de objetivos. 

Para melhorar a eficácia, a pessoa deve realizar e/ou receber uma avaliação do seu desempenho, enumerando os pontos fracos que devem ser trabalhados. A eficácia é normalmente mais utilizada quando a pessoa ou empresa está em fase de crescimento e tem recursos disponíveis para isso. 

Apesar de serem conceitos distintos, o cenário ideal seria fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de recursos, tempo, etc.). Ambas  são ótimas virtudes para qualquer profissional e, quando conjugadas levam a uma maior produtividade, ao crescimento económico e ao aumento do bem-estar. Contudo, o equilíbrio é fundamental para que possamos olhar para todos os ângulos de uma situação, sendo capaz de avaliá-la com clareza e agir de acordo com essa análise, tanto de forma eficiente, quanto eficaz.

“O melhor método de atividade? Fazer o plano do 

seu trabalho e, depois, fazer o trabalho do seu plano.”

Baden-Powell

Planeamento é o pensamento que antecede a ação e que consiste em estabelecer metas e fixar objetivos, bem como fazer escolhas e organizar as tarefas e atividades com base no tempo disponível, sequências de execução e prazos a cumprir. O planeamento permite-nos ainda: 

• projetar o futuro;
• definir objetivos SMART (falaremos mais à frente, de forma detalhada);
• definir um plano de ação;
• controlar os desvios ao plano;
• disciplinar o pensamento e o comportamento;
• rentabilizar os recursos humanos e financeiros necessários.

Com base nisto, podemos perceber que um bom plano é muito diferente de definir uma lista de tarefas. Isto porque, para este ser útil e eficaz, deverá adequar-se às características e objetivos de cada pessoa. De acordo com Henry Fayol, um plano de ação é a definição do resultado ou objetivo a alcançar, o percurso a seguir para o atingir, as etapas a percorrer e os meios a empregar. Em suma, um bom plano de ação inclui: 

• a lista de tarefas em si; 
• a definição do grau de importância de cada uma das tarefas; 
• o grau de contribuição que cada pessoa é capaz de ter para cada tarefa; 
• a definição do prazo de conclusão para cada tarefa (grau de urgência); 
• a previsão da duração de cada tarefa. 

Contudo, existem alguns cuidados a ter sempre que elaboramos um planeamento, independentemente do período temporal a que diz respeito, nomeadamente:

• Ser realista: muitas pessoas possuem dificuldade em definir o tempo necessário para a realização de uma tarefa, tendendo a ser, na maioria das vezes, mais otimistas do que a realidade. Quando temos esta tendência de subestimação do tempo, convém pensar no tempo que achamos necessário e adicionar um pouco mais. 
• Contar com imprevistos: imprevistos vão sempre acontecer e temos de estar prontos para ele, ou seja, temos de deixar diariamente tempo disponível para lidar com todos os imprevistos ou urgências que possam surgir, sem que isso afete a execução do nosso planeamento. 
• Dividir grandes tarefas em pequenas tarefas: é mais fácil e empoderador dividir as tarefas em pequenos passos, ou seja, criar microtarefas que, em conjunto, dão origem à tarefa final. Isto torna mais fácil o cumprimento da tarefa, não só por deixar a pessoa menos assoberbada, mas também pela melhor acuidade na definição do tempo para tarefas mais pequenas do que tarefas maiores. 
• Utilizar sequências lógicas de tarefas: existem tarefas que se encontram relacionadas de alguma forma, por exemplo, tarefas de produção, tarefas de marketing, tarefas de gestão. Um bom planeamento garante a organização de todas as tarefas por sequências lógicas que permitam uma maior fluidez do trabalho. 
• Criar um hábito de planeamento: o planeamento só faz sentido se for um hábito, ou seja, arranjares tempo na tua agenda para o fazer de forma regular, de acordo com diferentes tipos de tempo.

Assim, existem 6 perguntas essenciais para cada planeamento que elaboramos:

1. Quais os objetivos que pretendo atingir?
2. Que tarefas tenho de fazer para os atingir?
3. Quais destas tarefas são mais importantes?
4. Quanto tempo é necessário para cada tarefa?
5. Em que dia e horário vou fazer cada uma das tarefas?
6. Quanto tempo vou deixar para os imprevistos?

O planeamento pode ter diferentes períodos de tempo, nomeadamente o planeamento diário, semanal, mensal e anual. Cada um destes planeamentos tem as suas vantagens e cumpre objetivos diferentes. 

• Planeamento anual:
• Planeamento mensal:
• Planeamento semanal: deve  descrever aquilo que pretendemos concretizar até ao final da semana, ou seja, que tarefas pretendemos concluir e em que dias, de acordo com as atividades que são já previamente agendadas. 
• Planeamento diário: que é como quem diz, criar um horário. Algumas dicas para criares um horário produtivo:
  • Coloca em primeiro lugar as tarefas ou atividades com horário fixo e as tuas rotinas laborais obrigatórias. 
  • Tem em consideração as leis e princípios da gestão de tempo de que falámos no módulo anterior.
  • Coloca algo em que sejas produtivo na primeira hora do dia. Isto diminuirá a tua ansiedade e levar-te-á a sentir mais empoderamento, o que diminuirá a procrastinação. 
  • Aproveita os intervalos mortos entre tarefas ou em viagem para fazer tarefas mais pequenas. Lista tarefas que necessitem de menos de 10 minutos para serem realizadas e aproveita estes tempos mortos para as realizar. 
  • Agenda pequenos momentos de pausa e descontração ao longo do dia, por forma a recuperares alguma energia. Faz alguns alongamentos, uma pequena caminhada ou uma pequena leitura lúdica. 
  • Sê flexível, ou seja, guarda tempo para imprevistos e urgências.
  • Garante o equilíbrio da tua vida profissional e pessoal. 

Por fim, é importante fazer sempre uma avaliação dos planeamentos, independentemente do período temporal a que dizem respeito, respondendo às seguintes perguntas:

1. O que é que foi cumprido?
2. O que é que não foi cumprido?
3. O que pode ser feito para evitar que volte a acontecer?

Existem 7 leis e 7 princípios que regem a gestão de tempo. No que diz respeito às leis que se relacionam com a gestão do tempo, estas são:

• Lei de Pareto (20/80) - Segundo Vilfredo Pareto, 80% dos resultados que queremos atingir obtêm-se com 20% de esforço, isto porque as tarefas que são realmente essenciais, na maioria das vezes, levam pouco tempo. O acessório é que é o maior desperdiçador de tempo. 
• Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho - É essencial evitar interrupções porque, sempre que uma tarefa é interrompida, o trabalho torna-se menos eficaz e mais moroso do que se for feito continuamente. 
• Lei de Parkinson - O tempo que investimos num trabalho depende mais do tempo disponível do que do tempo necessário, levando-nos, por vezes, a protelar a sua finalização. Por essa razão, é mais importante focarmo-nos no tempo necessário, por forma a não desperdiçar tempo que pode ser relevante para outra tarefa ou objetivo. A verdade é que tendemos a fazer primeiro: tarefas que sejam mais prazerosas, mais rápidas, mais fáceis, mais urgentes; tarefas pedidas pelos outros, ao invés das escolhidas por nós; tarefas que estão anotadas ou que estão “à nossa frente”.
• Lei da Contraprodutividade - A partir de certo limite, a produtividade começa a diminuir e a tornar-se negativa. Por essa razão, é necessário haver um equilíbrio dos nossos limites e ter capacidade para parar uma tarefa quando esse limite está próximo. Ao retomar mais tarde, a nossa produtividade vai ser muito maior e o resultado muito melhor. 
• Lei da Alternância ou da Oportunidade - O multitasking não é uma capacidade muito comum, por isso mesmo, o melhor é não fazer mais do que uma coisa de cada vez em prol de as executar de forma adequada. Ou seja, existe um tempo para tudo e para cada coisa. 
• Lei dos Ritmos Biológicos - Cada ser humano é único e possui um ritmo biológico próprio. Esse ritmo biológico regista flutuações bem definidas do nível de eficácia da pessoa. Algumas pessoas têm mais energia ao acordar e uma quebra após o almoço. Outras pessoas têm um pico de energia à noite, enquanto que de manhã são muito pouco produtivas, por falta de concentração. Por essa razão, a forma mais adequada de gerir o seu tempo e produtividade é de o gerir e adaptar o seu horário de acordo com o seu próprio ciclo de eficácia. Esta é uma das razões para o autoconhecimento ser essencial para uma boa gestão de tempo. 
• Lei da Dimensão Subjetiva do Tempo - O tempo é um conceito objetivo, contudo, de acordo com o interesse que temos pela tarefa que estamos a executar, este pode parecer um segundo ou uma eternidade, e isso é a dimensão subjetiva do tempo. 

Já no que diz respeito aos Princípios de um bom gestor de tempo, estes são:

• Definir claramente a sua função, os objetivos e resultados prioritários a alcançar. Só assim será possível adequar o tempo à tarefa em específico.
• Ter uma agenda para a lista de tarefas e compromissos, de forma a libertar a mente para a criatividade e outros assuntos a resolver. 
• Ser uma pessoa assertiva e ter uma boa capacidade de gestão de pessoas, por forma a diminuir interrupções e ser capaz de dizer não.
• Delegar as tarefas que não consegue assumir. Isto beneficiará a sua própria produtividade, ao mesmo tempo que proporciona às pessoas que o rodeiam  oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento de competências.
• Definir prioridades entre o que é essencial, importante, urgente e acessório.
• Ter uma boa capacidade de gestão de reuniões, por forma a serem curtas, objetivas, claras e eficazes. 
• Por fim, mas o mais importante, é imprescindível ter muita autodisciplina.