Existem diversas estratégias de gestão de tempo, mas nesta aula iremos abordar quatro das mais faladas atualmente. 

Baby Steps

Baby steps é um termo norte-americano, muito utilizado em todo o mundo, no que diz respeito à gestão de tempo e criação de novos hábitos, para definir pequenos passos que vamos dando em direção à meta que definimos. 

Esta é uma estratégia muito utilizada, essencialmente, quando as tarefas que temos a fazer são assoberbadoras, ou seja, quando nos deixam em estados de stress e ansiedade, devido à pressão sentida. Nesse sentido, “partimos” a tarefa em pequenas partes, que dão origem a uma nova tarefa, mais pequena. Se mesmo assim sentirmos que é demasiado, voltamos a partir novamente essa tarefa em tarefas mais pequenas. Por exemplo, escrever um artigo científico implica: definir o tema e objetivo de estudo, fazer pesquisa, escrever uma revisão bibliográfica, definir uma metodologia de recolha e análise de dados, definir as hipóteses a testar, recolher os dados, descrever a metodologia e a recolha, analisar e descrever os resultados, discutir esses resultados e apresentar as conclusões, identificar a bibliografia utilizada. Ou seja, uma macrotarefa, que é “escrever o artigo x”, pode ser dividida em 9 microtarefas. Quando o estudo apresenta mais do que uma hipótese, podemos ainda dividir os resultados por: analisar e descrever resultados da hipótese 1, analisar e descrever resultados da hipótese 2 e por aí vai. Esta repartição de macrotarefas em microtarefas, acaba por diminuir a procrastinação, intensificar a clareza quanto ao tempo necessário para concluir a tarefa e aumentar a probabilidade de sucesso da sua conclusão. 

Se formos a analisar, tudo na nossa vida começa com um primeiro passo. Até as coisas mais básicas do nosso dia a dia, como uma viagem, começam com um único primeiro passo. Depois desse primeiro passo, tudo se torna mais fácil, pois automaticamente o próximo aparece e, assim, vamos fazendo o percurso necessário para atingir o destino definido, passo a passo. Na verdade, é muito mais fácil concentrarmo-nos em cada um dos passos dados do que paralisarmos ao ver a distância da maratona inteira. 

Outra das razões para ser mais produtivo dividir as tarefas tem a ver com o facto de a nossa memória operacional, que é responsável pelas tarefas na nossa mente, ser limitada a 3 a 5 itens de cada vez. Isso leva-nos a, se não definirmos todas as microtarefas, estejamos constantemente a parar para pensar no que fazer a seguir. Nessas pausas, a probabilidade de distração é muito maior, o que leva a  uma maior dificuldade em retornar à tarefa. Da mesma forma, quanto mais pequena for a tarefa, mais específica ela se tornará, o que nos ajuda a:

• excluir o que não é importante na macrotarefa;
• fomentar o esforço e dedicação, por vermos o progresso mais rapidamente;
• ser mais persistente;
• aumentar a concentração, devido ao maior feedback ao fim de cada microtarefa;
• ter mais facilidade em encontrar estratégias para ter sucesso na conclusão da tarefa.

Única coisa

Uma das ferramentas que pode ajudar a aumentar o teu empoderamento e sensação de realização é a técnica da única coisa. Para utilizar esta técnica, é suposto que, no início de cada dia, definas a tarefa mais importante que tens de desempenhar, ou seja, aquela tarefa que, concluindo, te irá proporcionar uma sensação de realização, produtividade e rentabilidade do teu dia.

Escreve num papel essa tarefa, por forma a poderes ter contigo, durante o dia, e tenta realizar essa tarefa o mais cedo possível. Essa sensação de empoderamento irá influenciar positivamente as restantes tarefas do teu dia. 

Dizer "não"

Se és aquele tipo de pessoa que está acostumada a dizer sim a todos e a ficar assoberbada de trabalho, falhando nas tarefas que a ti dizem respeito, então é altura de mudares. Para gerir o nosso tempo de forma adequada, é extremamente importante aprender a dizer não para tarefas que, não sendo da nossa responsabilidade, não vão contribuir para os objetivos que pretendemos atingir. Da mesma forma, não temos de responder a todos os emails, chamadas ou pedidos de forma imediata. Podemos pacificamente dizer: “podemos resolver isso mais logo?”

Nos momentos em que precisas de maior concentração, coloca o telemóvel em modo de avião, por exemplo, e desliga as notificações do computador, para não teres de reagir a cada solicitação. 

Delegar

Existem, por outro lado, tarefas que, dizendo-te respeito, podem ser delegadas a outras pessoas, por forma a que te possas dedicar a outras, mais importantes ou mais ligadas à tua especialidade. 

Todavia, existem pessoas que possuem uma elevada dificuldade em delegar, essencialmente por:

• Medo que o trabalho seja de baixa qualidade;
• Medo de parecer desleixado;
• Falta de confiança nas competências dos outros;
• Não preparar a delegação. 

Mas, na verdade, estas tarefas não têm de ser entregues cegamente à outra pessoa, podemos sempre ir supervisionando, mas com esta distribuição diminuímos bastante o tempo destacado àquela tarefa, podendo dedicar esse tempo a outras igualmente ou mais importantes. 

Otimizar as reuniões

Cria o hábito de realizar reuniões curtas e objetivas, para que não ocupem muito do teu tempo. Organiza os assuntos a debater, os participantes essenciais e a duração máxima para um dos temas.

Apenas por curiosidade, uma investigação levada a cabo nos EUA, com 500 funcionários, verificou que destes funcionários:

• 53% passam, em média, cerca de 20 horas, por semana, em reuniões desnecessárias;
• 25% viram outros colegas distraídos com outras atividades, não profissionais, durante as reuniões (ex.: assistir vídeos);
• 58% viram outros colegas envolvidos em outras atividades profissionais durante as reuniões (ex.: trabalhar noutra tarefa, enviar emails ou mensagens, sair para atender chamadas);
• 60% participavam em reuniões nas quais não tinham nenhum papel definido.

Esta investigação veio evidenciar ainda mais a necessidade de planear e organizar as reuniões agendadas, tentando utilizar métodos alternativos (ex.: email ou chamada) para resolver assuntos mais rápidos ou menos importantes