Existem dois conceitos essenciais para identificar o bom desempenho de uma pessoa ou empresa. Na realidade, são duas formas de analisar as mesmas questões e que estão relacionadas: a eficiência (foco nos meios e processos) e a eficácia (foco nos resultados).

Embora a maioria das pessoas confunda estes conceitos, essencialmente por serem muito utilizados na gestão de tempo, eles são bastante distintos. 

Eficiência 

A eficiência revela a relação entre os recursos consumidos e os resultados que se pretendem alcançar, com vista à otimização dos meios em função dos fins. Por outras palavras, diz respeito a executar o que foi planeado e à avaliação da forma como se faz, ou seja, se a pessoa atingiu o resultado com um dispêndio mínimo de recursos humanos, financeiros, materiais e de tempo. Assim, há eficiência quando ocorre a finalização ou maximização dos resultados com o uso mínimo possível de recursos, mantendo os atributos de qualidade e quantidade desejados.

Quando a pessoa consegue fazer tudo dentro do prazo, no menor período de tempo e com o mínimo de recursos, então foi eficiente. E quanto mais eficiente a pessoa é, mais competitiva ela se torna a nível de trabalho, visto este ser um dos grandes diferenciais competitivos do mercado. 

Muitas vezes, questiona-se se a eficiência corresponde à produtividade. Na verdade, a produtividade é definida pela diferença entre os resultados obtidos e a quantidade de recursos utilizados. Assim, pode-se dizer que a eficiência compõe o conceito de produtividade, mas não o substitui. 

Para melhorar a eficiência, é necessário analisar todo o processo de execução de uma tarefa, apostar na especialização constante nessa área, bem como pedir feedbacks sobre formas de melhorar a eficiência do trabalho. A eficiência é normalmente mais utilizada quando a pessoa ou empresa não possui elevados recursos devido à sua menor dimensão. 

É ainda importante salientar que a eficiência pode influenciar a eficácia, visto que meios eficientes são um caminho para alcançar resultados eficazes.

Eficácia

A eficácia avalia a obtenção do resultado final, independentemente do processo para lá chegar. Por outras palavras, a pessoa preocupa-se em fazer as coisas adequadas para satisfazer as necessidades da empresa e do seu meio envolvente. Assim, quanto mais eficaz a pessoa é, melhores são os resultados obtidos. 

A orientação de qualquer processo para a eficácia pode ser identificada a partir de expressões como: foco em resultados, estabelecimento de metas e concretização de objetivos. 

Para melhorar a eficácia, a pessoa deve realizar e/ou receber uma avaliação do seu desempenho, enumerando os pontos fracos que devem ser trabalhados. A eficácia é normalmente mais utilizada quando a pessoa ou empresa está em fase de crescimento e tem recursos disponíveis para isso. 

Apesar de serem conceitos distintos, o cenário ideal seria fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de recursos, tempo, etc.). Ambas  são ótimas virtudes para qualquer profissional e, quando conjugadas levam a uma maior produtividade, ao crescimento económico e ao aumento do bem-estar. Contudo, o equilíbrio é fundamental para que possamos olhar para todos os ângulos de uma situação, sendo capaz de avaliá-la com clareza e agir de acordo com essa análise, tanto de forma eficiente, quanto eficaz.